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秘書處
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分類清單
組織成員 - 秘書處

 

校長室秘書 工作職掌

        

              

王玄芳

1.校長對外重要活動之研擬及安排、一般活動、報告、

  宴會之安排，及賓客接待事項

2.校長與一級主管生日祝賀相關事宜
3.校長函電、機要文件及公文平台之處理
4.邀請函卡建檔呈校長、主秘，並記錄追蹤處理方式
5.各大專院校與高中職校長資料隨時更新
6.董事會會議提案呈報、董事會相關函文簽辦等行政業務
7.彙整提報董事會議之校務報告
（供校長於董事會議，前5天完成word、ppt）
8.校長室（陳情、會議、邀請等分類彙整後每日向校長呈報）
9.建構相關業務標準流程
 
聯絡方式 

05-3622889＃115~116
信箱 

psec_s01@office.toko.edu.tw

 

 

稽核組-組員 工作職掌

 

  

    王玄芳    

1.擬定學年度內部稽核計畫

2.擬定內部稽核及專案計畫稽核查檢表

3.執行內部稽核作業

4.執行專案計畫稽核作業

5.提出缺失、建議事項及稽核報告

6.追蹤內部稽核缺失及專案計畫缺失之改善情形

7.秘書室一般公文函件簽辦回覆及過濾

8.秘書室公文控管分類及彙整
9.秘書室相關法規之修訂公告
10.學校首頁(新聞焦點、公告事項)、秘書室網頁維護
11.建構相關業務標準流程
12.相關活動之籌劃協辦
13.全校大事紀更新(收集與彙整各單位大事紀)
14.定期召開行政會議及後續提案列管
15.全校性活動與會議控管
16.其他臨時交辦事項
聯絡方式 

05-3622889＃139
信箱 

audit_s01@office.toko.edu.tw

 

 

議事文書組-組員 工作職掌

 

  

王玄芳  
    1.全校總收文管理-受理外來電子文及紙本文作業、
   密件公文之處理及建檔列管
    2.全校總發文管理-受理各單位發文作業及建檔列管
    3.校印與鋼印掌理及處理各項公文、合約、聘書、獎狀、
    證明文件之用印
    4.公文稽催管理，每日以E-mail通知各單位，行稽催文
    5.公文檔案借調及收還作業
    6.受理公文展期申請
    7.每月上網至教育部、研考會填報統計電子公文收發數
    8.受理公文系統異動申請
    9.相關活動之籌劃協辦
    10.全校信件總收發
    11.字幕機申請與管理
    12.調離職員工電子公文異動
    13.秘書室公文登記桌平台分文業務
    14.總收發公文及用印數量控管統計
聯絡方式 

05-3622889＃531
信箱 

sec_2s01@office.toko.edu.tw

 

 


 

支援教師 工作職掌

 

  

 陳鈺艷   
1.行政會議資料彙整及記錄
2.校務會議資料彙整及記錄
3. 其他臨時交辦事項
                                       
聯絡方式 

05-3622889＃112
信箱 

sec_1s01@office.toko.edu.tw